Radical Simplification

Simplificación radical de la infraestructura de tecnología

Entrevista con Kumud Kalia, CIO de Akamai Technologies

¿Por qué las empresas necesitan simplificar sus infraestructuras de tecnología?

Las empresas necesitan transformarse más rápido que nunca porque los continuos y molestos cambios se han convertido en la nueva norma. No obstante, esta aceleración de los cambios en las empresas, es un tópico; siempre tienen que avanzar más rápido. Aun así, se trata de una realidad y los equipos de TI tienen que lidiar con ella. La situación actual es que cada vez más empresas tropiezan con obstáculos a la hora de cambiar y que las infraestructuras de TI que permiten las configuraciones empresariales actuales son las causantes de tales obstáculos.

Nuestras organizaciones cuentan con infraestructuras y aplicaciones heredades construidas a lo largo de décadas y estas se basan más en la estabilidad que en la agilidad. No es ninguna novedad, pero los problemas están comenzando a echar raíces en una época de rápida digitalización de las operaciones empresariales y experiencias de clientes. Necesitamos un paradigma más simple y ligero para que la infraestructura tecnológica permita avanzar hacia soluciones digitales empresariales.

¿Qué quiere decir con "ligero"?

Tomemos el ejemplo de soluciones informáticas básicas. Gracias a la nube contamos con una capacidad flexible a demanda por un coste razonable y medido. ¿Por qué las empresas siguen adquiriendo servidores exclusivos para bases de datos y aplicaciones específicas? ¿Por qué invierten en infraestructura física cuando la infraestructura virtual y en alquiler puede reducir el espacio y los costes? La respuesta es que seguimos haciendo lo que nos resulta familiar y nos ofrece aparentemente seguridad. Y, durante este proceso, gastamos más dinero que el que tenemos que gastar y destinamos tiempo a actividades superfluas, lo cual constituye un coste de oportunidad. Es por eso que usamos tantas aplicaciones SaaS: más fáciles de implantar, administrar y atender, y, lo que es más importante, más rápidas de implementar.

Si yo fuese un capitalista de riesgo, no me atrevería a invertir en una startup que no presentase un enfoque ligero en términos de infraestructura y no hubiera desarrollado sus aplicaciones en la nube. Me gustaría financiar una rápida innovación y no pilas de tecnologías obsoletas que ralentizan los procesos o aumentan los costes.

¿Qué diferencias puede ofrecer una empresa con una infraestructura más ligera?

Puede ser más ágil y eso comienza con un rápido experimento empresarial. ¿Cuál es la manera más rápida y mejor de lanzar un nuevo producto al mercado o de rediseñar un proceso empresarial? No comienza por una larga fase de diseño que termina en una toma de decisiones definitiva sobre su implementación o no. Este enfoque más bien implica el uso de prototipos rápidos y pruebas de campo, así como la retroalimentación sobre estos. Hay que determinar qué funciona, y desarrollarlo y perfeccionarlo a lo largo del camino. Esto requiere entornos informáticos y desarrollos y operaciones a la carta y de menor peso, pero también requiere unos líderes empresariales más comprometidos y una toma de decisiones descentralizada. La tecnología es lo principal, pero no es suficiente por sí sola.

Los grandes referentes del mercado son las empresas online, tales como Expedia y Amazon, que experimentan continuamente con la experiencia del cliente en sus sitios web. Hacen cientos de experimentos al día. Pero el objetivo no es recopilar una idea de 100 que hayan funcionado, de manera que acumulen 99 fallos. Ni siquiera utilizan estos términos. Conciben todo el proceso como un aprendizaje y una adaptación constantes: se basan en un concepto evolutivo, pero mucho más rápido.

Esta es la nueva forma de hacer que las empresas cambien, especialmente si tiene una empresa que opera online. Si bien estas oportunidades de ayudar a impulsar la agilidad a través de infraestructuras más sencillas y ágiles están disponibles para todas las empresas.

¿Qué es lo que impide aprovechar estas oportunidades?

La inercia y la timidez. La gente sigue haciendo las cosas de la manera que saben hasta que alguien viene, les desconcierta y les obliga a cambiar. Esto ocurre tanto con los productos como con los mercados, los procesos y la tecnología. Sin embargo, el mantra de la gestión empresarial actual es "Desconciértate a ti mismo. No esperes a que alguien venga y se coma tu merienda". Esto también se aplica a las infraestructuras. Altere su infraestructura y deje que su empresa adopte nuevas formas de trabajar y cambiar. Las tecnologías están ahí. Las herramientas están ahí. Y las habilidades, también. ¿Por qué esperar?

¿Cómo se aborda la simplificación radical de la infraestructura en Akamai?

No comienza por la tecnología. Comenzamos por la experiencia del empleado. ¿Cómo logramos que la experiencia del empleado sea lo menos problemática posible al interactuar con la tecnología? ¿Cuáles son los puntos de fricción y cómo podemos eliminarlos? Algunos aspectos que simplificamos son los siguientes.

Las contraseñas. Las credenciales de inicio de sesión son una fuente de fricción, sobre todo, cuando no puede recordar numerosas contraseñas. En este sentido, eliminamos contraseñas en favor de un sistema automatizado de autenticación multifactorial. Basta con un dispositivo conocido y un token generado de manera exclusiva. Los empleados no tienen que recordar contraseñas y, por lo tanto, no tienen contraseñas que puedan filtrarse accidentalmente. Actualmente lo estamos implantando en la empresa.

Por supuesto, la mayoría de los sitios web externos y las aplicaciones todavía requieren contraseñas; siempre que las contraseñas no se reutilicen, las filtraciones en las aplicaciones de terceros no producirán daños. Esta es la razón por la que también proporcionamos un almacén de contraseñas a todos los empleados para generar, proteger y administrar contraseñas complejas únicas para las aplicaciones que se usen fuera de Akamai. Todo ello sin tener que aprender o siquiera ver las contraseñas. De esta forma, disfrutará de los beneficios sin correr riesgos.

Las redes privadas virtuales. Si el objetivo es capacitar a las personas para que accedan a aplicaciones de forma remota, ¿por qué poner un obstáculo en el camino? ¿Por qué tener que atravesar varias capas de seguridad y conectarse a la red corporativa? ¿Por qué no dejar a los usuarios ir directamente a las aplicaciones a las que están autorizados mediante una interfaz de iconos en sus dispositivos? Esta es una experiencia libre de obstáculos para el empleado, además de un enfoque más seguro al no acceder a toda la red de Akamai.

Las comunicaciones. También queremos que la colaboración entre los empleados esté libre de cualquier roce y, por lo tanto, invertimos en soluciones de comunicaciones unificadas. Para nosotros esto se traduce en una única plataforma para telefonía, chat, videoconferencia y convocatoria y celebración de reuniones a distancia. Para el empleado, esto significa una única interfaz; sin servicios de voz, chat y vídeo separados. El sistema conoce la disponibilidad y presencia del personal. Las conexiones están automatizadas por la aplicación, de modo que no tendrá que recordar los números de acceso telefónico ni los códigos. El personal se podrá conectar cuando desee. Esta solución también permite compartir la pantalla para realizar presentaciones o colaboraciones. Además de una amplia compatibilidad con múltiples dispositivos y exploradores para que los usuarios opten por las soluciones que les resulten más cómodas y sin ningún obstáculo debido a limitaciones del sistema.

Akamai está desarrollando una nueva sede, que le brindará grandes oportunidades en términos de instalación de tecnologías. ¿Cómo puede esto afectar a sus planes de simplificación?

Las iniciativas que acabo de mencionar se están acometiendo actualmente. El nuevo edificio para 2200 empleados se pondrá en funcionamiento a principios de 2020. El cambio radical es que no tenemos pensado utilizar instalaciones alámbricas. Será como un gran punto de acceso Wi-Fi.

Es cómodo para los empleados, que pueden trabajar con plena funcionalidad en los dispositivos de su elección desde cualquier lugar dentro o alrededor del edificio. Es cómodo para los visitantes que simplemente tienen que acceder a Internet y a través de esta conexión pueden acceder a sus propias aplicaciones, aunque, naturalmente, sin utilizar recursos de Akamai. Al no ser necesario instalar todo el sistema de cableado e interruptores se estima un ahorro de 3 millones de dólares. Además, la simplificación de las pasarelas y la ausencia de conectores Ethernet que constituyen un posible punto de vulnerabilidad aumentará la seguridad.

Estamos entablando conversaciones con el departamento de Instalaciones acerca de cómo podemos beneficiarnos de infraestructuras inalámbricas a la hora de diseñar espacios de trabajo: individuales, comunes y a la carta. Concebimos estas soluciones con una nueva perspectiva: ¿qué será el arte de lo posible en el 2020? Incluso los teléfonos de escritorio que no han cambiado en dos décadas serán sustituidos por softphones con muchas más funcionalidades, además de no tener que está conectados al escritorio. Para nuestros empleados, su portátil, tablet o smartphone puede hacer ahora el doble que su teléfono de oficina (independientemente de que estén dentro o fuera de ella). Tendrán que acostumbrarse a una nueva forma de trabajar, y de colaborar de manera mucho más fluida. Si bien esto puede parecer confuso o contraproducente para algunas personas, otros lo consideran una mejora en la productividad a largo plazo, sobre todo nuestros empleados de la generación del milenio, que ya representan más del 50 % de nuestro personal en todo el mundo Para aquellas personas que les gusta las cosas tal y como están ahora, también le ofreceremos esa opción.

Sería un descuido por mi parte si no mencionase que, a lo largo de todo el proceso de simplificación, aprovechamos y planificamos exhibiciones de los productos y servicios de Akamai en las áreas de acceso remoto a las aplicaciones empresariales para brindar una experiencia móvil basada en iconos. Además de, por supuesto, nuestro conjunto de productos de seguridad para ofrecer protección contra amenazas como el phishing y ataques de DDoS.

¿Qué nos depara el futuro? ¿Cómo cree que transcurrirá este enfoque y esta trayectoria?

Tenemos una perspectiva de tres años. La ausencia de contraseñas no sucederá hasta dentro de los próximos 12 meses. Tardaremos un par de años en contar con un entorno completamente integrado con un acceso a las aplicaciones basado en iconos y, para entonces, no tendremos VPN. Con el nuevo edificio se dispondrá de una infraestructura inalámbrica a escala y, mientras tanto, estaremos solucionando todos los casos prácticos y trabajando para mostrar al público el gran impulso que supondrá para la productividad y la experiencia del usuario. Es importante tener en cuenta que no solo nos dedicamos a implementar e integrar estas soluciones, disponemos de tiempo para mostrar a nuestros usuarios cómo este nuevo enfoque puede mejorar las condiciones de trabajo y adaptamos nuestros planes basándonos en sus comentarios.

También estamos descubriendo formas de aprovechar al máximo Internet y soluciones en la nube y, con el tiempo, esto se traducirá en centros de datos más pequeños y en una menor dependencia de las redes corporativas. Casi todas las empresas se encuentran en un proceso gradual de migración a soluciones de la nube. Vamos a ser más agresivos que la mayoría porque creemos firmemente en el mantenimiento de una infraestructura ágil y en el pago de recursos conforme a su consumo. En un futuro las capacidades informáticas se cotizarán y distribuirán de la misma forma que una empresa de suministros distribuye energía eléctrica. No obstante, las soluciones informáticas de la nube están aquí para controlar este exceso, por lo que la etapa de "sobreconstruir" infraestructuras y utilizar solo el 20 % de estas pasarán a la historia.

Nuestro viaje a una infraestructura simplificada consta de muchos subprocesos: eliminación de contraseñas, eliminación de VPN, eliminación de cables y unificación de servicios de comunicación. Sin embargo, hay tres elementos comunes a todas estas iniciativas: La experiencia del usuario se encuentra con menos obstáculos. Los costes se reducen. Y se mejora la seguridad.

Si los combinamos, la infraestructura en su conjunto será más sencilla y ágil. Por consiguiente, la empresa y sus empleados podrán ser más ágiles, productivos y colaborativos.

¿Qué consejo daría a los directores de informática que decidan emprender este viaje?

Pónganse en marcha. Elijan un departamento o área de la organización. Muestren a la gente cómo puede funcionar y los beneficios saldrán a la luz. No deberían tener que pedir permiso. El director de informática debería contar con espacio para experimentar en nombre de la empresa. No desea tener que hacer una demostración con un archivo PowerPoint para intentar convencer a todo el mundo antes de ponerse manos a la obra. Esto solo atrae a pesimistas que presentan excusas del tipo "las cosas que funcionan en otros lugares, no funcionan aquí".

Por otro lado, también puede encontrar algunos aliados, preferentemente responsables superiores de la toma de decisiones, esto es, ejecutivos dispuestos a probar cosas en sus distintos departamentos de la empresa, sobre todo, si desean emprender nuevos proyectos y experimentar. Si es necesario convencer a los ejecutivos, organice visitas por empresas que han simplificado su infraestructura y pueden hablar de los beneficios. Hay empresas candidatas en muchos sectores (productos de consumo, servicios financieros, empresas no tecnológicas): no todo se reduce a empresas de Silicon Valley.

Sus primeros pasos no tienen que costar mucho. Podría comenzar por unos pocos miles de euros y capacitar a un departamento para que trabaje de una manera diferente. A medida que este departamento crezca, se acumularán los ahorros netos y otros beneficios. Después, solo tendrá que mantener el rumbo. Si su empresa se encuentra en proceso de digitalización y transformación, una infraestructura simplificada es más que una buena opción. Es una necesidad.

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