Radical Simplification

Semplificazione radicale dell'infrastruttura tecnologica

Intervista con Kumud Kalia, CIO, Akamai Technologies

Perché è necessario che le aziende semplifichino le proprie infrastrutture tecnologiche?

Le aziende devono trasformarsi più velocemente che mai, perché le modifiche radicali sono diventate la nuova normalità. Questa accelerazione del cambiamento aziendale, cioè evolversi continuamente e più velocemente, è un'ovvietà per le aziende. Ciononostante, è una realtà che i team dell'IT devono affrontare. Ciò che vedo accadere oggi è che più aziende inciampano su sé stesse nel tentativo di apportare cambiamenti, e che le infrastrutture IT che supportano le correnti configurazioni aziendali creano ostacoli.

Le nostre organizzazioni dispongono di infrastrutture e applicazioni realizzate nel corso di decenni, più per stabilità che agilità. È una vecchia storia, ma i problemi arrivano e si ammassano in un'epoca di rapida digitalizzazione delle attività aziendali e delle experience del cliente. Abbiamo necessità di un paradigma più semplice e leggero per l'infrastruttura tecnologica, per supportare l'azienda digitale.

Cosa si intende per "leggero"?

Consideriamo l'esempio significativo dell'elaborazione principale. Una capacità flessibile è disponibile on-demand nel cloud a un costo ragionevole e controllato. Allora perché le aziende stanno ancora acquistando server da dedicare ad applicazioni e a dabatase specifici? Perché spendono nell'infrastruttura fisica se quella virtuale e su commissione può ridurre la presenza e i costi? La risposta è che continuiamo a fare ciò che ci sembra familiare e sicuro. E, in questo modo, spendiamo più soldi di quelli che dovremmo e impieghiamo del tempo ad attività estranee, il che implica un costo di opportunità. Ecco perché utilizziamo così tante app SaaS (che sono più semplici da distribuire, gestire e supportare) e, cosa più importante, sono più rapide da implementare.

Se fossi un investitore in capitale di rischio, non investirei in una startup che non adotti un approccio leggero all'infrastruttura e che non sviluppi le proprie applicazioni nel cloud. Vorrei finanziare una rapida innovazione, non stack tecnologici obsoleti che rallentano le cose e costano di più.

Cosa può fare diversamente un'azienda con un'infrastruttura più leggera?

Può essere più agile e ciò si può fare partendo da una rapida sperimentazione aziendale. Qual è il modo migliore e più rapido per ottenere un nuovo prodotto da commercializzare o riorganizzare un processo aziendale? Non si parte con una lunga fase di progettazione per finire con una decisione positiva o negativa. Piuttosto si tratta di creare rapidi prototipi, test sul campo e feedback. Stabilite ciò che funziona, implementatelo in base alle necessità e perfezionatelo in corso d'opera. Ciò necessita di DevOps e ambienti di elaborazione leggeri e on-demand, ma anche leader aziendali più motivati e processi decisionali decentralizzati: la tecnologia è al cuore di tutto questo, ma non basta da sola.

Gli esempi da seguire sono le aziende online, come Expedia e Amazon, che sperimentano continuamente con le experience dei clienti sui propri siti web. Fanno centinaia di esperimenti ogni giorno. Ma lo scopo non è scegliere un'idea funzionante tra 100, in modo da fallire 99 volte. Non usano nemmeno quel linguaggio. Vedono l'intera procedura come un costante apprendimento e adattamento: si tratta di darwinismo, solo che tutto avviene in modo molto più rapido.

È questo il nuovo modo di apportare modifiche all'azienda, specialmente se si fanno affari online. Ma le opportunità di ottenere maggiore agilità tramite infrastrutture più semplici e più agili sono disponibili per tutte le aziende.

Cosa impedisce di cogliere le opportunità?

Inerzia e timidezza. Le persone continuano a fare le cose nel modo che conoscono finché non sorgono degli ostacoli e sono costretti a cambiare. È il caso dei prodotti, dei mercati, delle procedure e della tecnologia. Ma il concetto alla base della gestione in questi giorni è "Smetti di fare quello che fai. Non aspettare che qualcun altro arrivi a mangiare il tuo pranzo". Questo è valido anche per l'infrastruttura. Abbandonate la vostra infrastruttura e lasciate che la vostra azienda abbracci nuovi modi di lavorare e cambiare. Le tecnologie sono lì. Gli strumenti sono lì. Le competenze sono disponibili. Perché attendere?

Come si affronta una radicale semplificazione dell'infrastruttura presso Akamai?

Non partiamo dalla tecnologia. Partiamo dall'experience dei dipendenti. Come rendiamo l'experience di interazione dei dipendenti con la tecnologia il più possibile senza intoppi? Quali sono i punti problematici e come eliminarli? Questi sono alcuni dei modi con i quali semplifichiamo.

Password. Le credenziali di accesso sono una fonte di problemi, specialmente quando non potete ricordare tante password. Allora eliminiamo le password in favore di un'autenticazione multifattore automatizzata. Avete bisogno di un dispositivo conosciuto e di un token generato in modo univoco. I dipendenti non dovranno ricordare le password e, quindi, non ci saranno password che potrebbero inavvertitamente trapelare. Stiamo distribuendo questo modello nell'azienda già adesso.

Naturalmente, la maggior parte dei siti web e delle app esterni necessita ancora di password: sempre che non vengano riutilizzate le password, le violazioni di applicazioni di terze parti non danneggeranno nient'altro. Questo, perché forniamo anche un vault per le password a tutti i dipendenti, per consentire loro di generare, proteggere e gestire password complesse e univoche per le app che utilizzano al di fuori di Akamai, senza dover imparare o nemmeno vedere le proprie password. Perciò, potrete godere dei vantaggi, senza rischi.

VPN. Se l'obiettivo è quello di consentire alle persone di accedere alle proprie applicazioni in remoto, perché porre un ostacolo alla procedura? Perché far sì che debbano passare tra i vari livelli di sicurezza e accedere alla rete aziendale? Perché non fare in modo che le persone accedano direttamente alle app per le quali dispongono dell'autorizzazione, tramite un'interfaccia a icone sui propri dispositivi? Questa è un'experience che presenta pochi problemi per il dipendente, nonché un approccio più sicuro, in quanto non accede alla rete Akamai liberamente.

Comunicazioni. Inoltre, desideriamo favorire la collaborazione tra i dipendenti e, pertanto, stiamo investendo in comunicazioni unificate. Per noi, ciò significa avere una piattaforma per telefonia, chat, video conferenze, per tenere convegni e riunioni in remoto. Per il dipendente esiste una sola interfaccia e servizi voce, chat e video non sono separati. Il sistema è intelligente riguardo la presenza e la disponibilità delle persone. Le connessioni vengono rese automatiche dall'app, perciò non dovrete ricordare i numeri e i codici per entrare nella conferenza. Le persone possono connettersi liberamente. Ed è possibile anche condividere la schermata per illustrare presentazioni o creare collaborazioni. Funziona su più dispositivi e browser: anche in questo caso, per lasciare che siano gli utenti a decidere cosa preferiscono, senza creare problemi con limitazioni derivanti dal sistema.

Akamai sta costruendo una nuova sede centrale, offrendo una fertile opportunità in termini di installazione tecnologica. In che modo questo si inquadra nei vostri piani di semplificazione?

Le iniziative che ho appena citato sono tutte in corso già ora. Il nuovo edificio per 2.200 dipendenti diventerà operativo all'incirca all'inizio del 2020. La modifica radicale in quel caso è che non intendiamo dotarlo di cablaggi. Sarà come un enorme hotspot Wi-Fi.

Ciò rappresenta una comodità per i dipendenti, che potranno lavorare avvalendosi di tutte le funzionalità sui dispositivi scelti in qualsiasi punto all'interno o nei dintorni dell'edificio. È comodo per gli ospiti, che potranno semplicemente accedere a Internet e, tramite esso, alle proprie applicazioni, ma naturalmente non alle risorse Akamai. Evitando di installare i cablaggi e gli switch, prevediamo di risparmiare 3 milioni di dollari. E la sicurezza migliora grazie ai gateway semplificati, poiché non avremo più tutti quei jack Ethernet come potenziali punti di vulnerabilità.

Insieme al reparto delle strutture aziendali, stiamo studiando il modo per trarre vantaggio da un'infrastruttura non cablata quando si tratta di progettare gli spazi di lavoro: individuali, comuni e on-demand. Stiamo osservando le cose con occhi nuovi: quale sarà l'arte del fare nel 2020? Persino i telefoni fissi, che non sono stati cambiati in due decenni, saranno sostituiti da softphone dotati di molte più funzionalità e non vincolati all'uso su scrivania. Ora, i laptop, i tablet o gli smartphone dei nostri dipendenti possono fungere anche da telefono aziendale, sia in ufficio che fuori sede. Dovranno abituarsi a un nuovo modo di lavorare e a collaborare in modo ottimale. Mentre questo potrebbe suonare confusionario o controproducente per alcuni, è visto da altri come un miglioramento per la produttività a lungo atteso: in particolare, i nostri dipendenti della generazione Y, che già rappresentano più del 50% della nostra forza lavoro globale. E anche alle persone che preferiscono mantenere le cose così come stanno offriremo questa possibilità.

Desidero ricordare anche che, durante tutta la procedura di semplificazione, sfruttiamo e programmiamo di mostrare i prodotti e i servizi Akamai nelle aree di accesso remoto, affinché le applicazioni aziendali offrano experience mobili basate su icone e, naturalmente, la nostra suite di prodotti per la sicurezza, per tutelarsi da minacce come il phishing e gli attacchi DDoS.

Cosa succederà in futuro? Come prevedete che si evolveranno questa visione e questo percorso?

Ci aspetta un periodo di tre anni. L'approccio "Niente password" si verificherà nei prossimi 12 mesi. Ci vorranno un paio di anni per avere un ambiente ottimale con un accesso alle applicazioni basato su icone, e poi non ci saranno più VPN. L'approccio "Niente cablaggi" si verificherà su vasta scala con il nuovo edificio e, nel frattempo, stiamo risolvendo tutti i casi d'uso e stiamo lavorando per mostrare alle persone quale toccasana sarà per l'experience e la produttività dell'utente. È importante notare che non stiamo semplicemente lasciando al caso tutta questa roba: abbiamo tutto il tempo per mostrare ai nostri utenti in che modo questo può aiutarli a migliorare le proprie condizioni di lavoro e per adattare i nostri piani in base al loro feedback.

Stiamo anche cercando di sfruttare Internet e il cloud il più possibile e, nel corso del tempo, ciò significa data center più piccoli e meno affidamento sulle reti aziendali. Quasi tutte le aziende stanno gradualmente migrando nel cloud. Saremo più aggressivi di altri, perché crediamo tantissimo nel rendere agile l'infrastruttura e nel pagare per le risorse che consumiamo. Sta arrivando il giorno in cui la potenza di elaborazione avrà un prezzo e sarà erogata come l'elettricità. E il cloud viene attualmente utilizzato per gestire il traffico in eccesso, perciò sono finiti i tempi in cui si costruiva un numero eccessivo di infrastrutture e se ne utilizzavano solo il 20%.

Il nostro viaggio verso un'infrastruttura semplificata ha molti elementi: niente password, niente VPN, niente cavi e comunicazioni unificate. Tuttavia, in tutte queste iniziative sono tre i temi comuni: L'experience dell'utente presenta minori difficoltà. I costi sono ridotti. E la sicurezza viene migliorata.

Sommate questi fattori e l'infrastruttura intera sarà più semplice e agile. In questo modo, l'azienda e i suoi dipendenti possono essere più agili, produttivi e collaborativi.

Qual è il vostro consiglio per i CIO che intendano intraprendere questo percorso?

Iniziate e basta. Scegliete un reparto o un'area dell'azienda. Mostrate alle persone come possono funzionare le cose e i vantaggi diventeranno evidenti. Non dovreste chiedere il permesso. Il CIO dovrebbe avere già il permesso di sperimentare per conto dell'azienda. Non vorreste trovarvi nella posizione di fare una conferenza PowerPoint nel tentativo di convincere tutti in anticipo. Ciò farebbe emergere gli oppositori, che vi daranno delle scusanti sul perché le cose che funzionano altrove "qui non funzioneranno".

Al contempo, trovate degli alleati, preferibilmente dei senior decision maker, dirigenti volenterosi di sperimentare nelle loro sezioni aziendali, specialmente se si tratta di startup e si vuole sperimentare. Se i dirigenti hanno bisogno di essere convinti, portateli a fare un tour delle aziende che dispongono di un'infrastruttura semplificata e possono parlare dei suoi vantaggi. Esistono aziende, possibili candidate, in molti settori (quello dei prodotti di consumo, dei servizi finanziari, le aziende che non appartengono al settore tecnologico): non solo nella Silicon Valley.

Le fasi iniziali non devono essere costose. Potreste iniziare con poche migliaia di dollari e consentire a un reparto di lavorare in modo diverso. Mentre ampliate le vostre iniziative, i risparmi netti e altri vantaggi si accumulano. Poi dovete attenervi al programma. Se la vostra azienda si sposta verso la digitalizzazione e la trasformazione, un'infrastruttura semplificata è più che adatta. È una necessità.

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